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济宁:点点鼠标 7500份大学毕业生档案20秒轻松存取

  今年是济宁第一年对大学生档案实行集中统一、归口管理的管理体制。为实现档案的规范化、科学化、信息化管理,太白湖新区建设了智能化档案管理库房。8日,记者采访了解到,在这里,大学生档案20秒可存档入库,定位提取一气呵成。

  进入智能档案室,一排排整齐带着电子显示屏的档案管理箱格外显眼。墙角一台全天候用于数字档案的阅览和查询的电脑实时记录信息,保障电脑“万无一失” 。

  在太白湖区从事3年档案管理的赵静此刻拿着10个人的档案名单走了进来。她打开电脑智能档案管理系统页面,敲打了几个字,智能档案箱柜门自动打开,12层档案自动翻转定位,档案标签上红灯闪亮,电子显示屏显示档案姓名与编号,三重提醒保障,不到20秒,她成功取出第一份档案。10分钟过去,赵静轻松的把10份档案归纳在了一起。她对记者说,“以前找份档案令人头疼,现在简直一身轻松。”

  “如今我们不仅将所有纸质档案整理归档,并进行了科学地编号,还实现了所有纸质档案的数字化,通过电脑扫描,就可以轻松浏览查阅所有的数字档案。”赵静告诉记者,过去,为了寻找一份档案,常常要花半小时甚至更多时间,而现在,通过“档案上架号条形码”检索法,可精准定位实体档案在档案密集架上的具体位置,以及数字档案在综合档案管理系统中的具体信息,查阅档案资料只需“弹指间”。

  这就是智能档案箱特有的集中操作,统一管理。通过电脑,可实现20组档案柜全部开启和关闭,在全部开启的同时,电脑会自动进入操作系统界面。在档案柜开启之后,电脑操作可以实现档案柜统一转层,也可以单独控制某一档案柜进行指定转层。

  目前,太白湖智能档案室存放7500份档案,主要包括毕业生档案,党员档案及人事干部档案。本月太白湖区会陆续接收400多份毕业生档案,短期内整理大量档案工作量不小。在未安装智能档案室前,档案管理实行定位定柜制,一个档案放错需要排查全部档案,等毕业生因事来找档案时,十分不便。如今这个问题迎刃而解,因为智能档案室实行无序摆放,有序管理。

  “我们取出的档案可随便打开一个柜子装进去,不像以前在档案柜里贴许多标签,到最后自己都记混了。”太白湖新区党工委组织部曹科长介绍,20组档案柜全天联网,电脑会实时更新档案的最新位置信息,便于再次查找这基本档案。如今档案室180平米,能装7500本档案,20组智能档案橱只占40平,活动空间非常大。以前一个档案柜需两个人打理,现在7500本档案只需两个管理人员。

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